各单位、各部门：
《梧州学院档案工作管理办法（试行）》已经学校2019年第23次校长办公会议审议通过，现印发给你们，请认真遵照执行。
梧州学院院长办公室
2019年11月22日
梧州学院档案工作管理办法（试行）
为了加强学校的档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校管理、教学、科研和各项工作服务，为社会经济发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规精神，结合学校实际，制定本办法。
第一章 总 则
第一条 本办法所称档案，是指学校在从事党政管理、教学、科研以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像以及在数字设备及环境中产生的电子文件数据、载体等不同形式的历史记录。
第二条 学校档案记录反映了学校建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作。
第三条 学校各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位、部门和个人不得将应归档的材料截留在单位、部门或据为己有。
第四条 学校应加强对档案工作的领导，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 领导体制和机构设置
第五条 学校档案工作由一名校领导分管，其主要指责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。
（二）将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，
促进档案工作与学校其他同步协调发展。
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编
制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。
（四）全校档案工作的重大问题由校长办公会讨论审议。
第六条 学校设综合档案室，各单位、各部门设兼职档案员，建立全校档案信息网络。
第七条 学校综合档案室是学校档案工作的常设机构，它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构，其业务须接受自治区、梧州市档案行政管理部门和自治区教育管理部门的指导、监督与检查。综合档案室的主要职责是：
（一）宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的政策法规及上级有关规定，提高全校师生员工的档案意识，综合规划学校档案工作；
（二）拟订并贯彻落实学校关于档案管理的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；
（四）科学地管理档案，在利用开展多种形式的档案利用、宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能工作的同时，严守档案机密，确保档案安全；
（五）负责学校档案工作网络建设和档案工作的业务指导，开展档案工作人员的业务培训；
（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（七）完成学校领导交办的其他任务。
第八条 为加强对学校档案工作的领导，成立由分管校领导为组长，相关职能部门、各二级学院分管档案工作负责人为成员的档案工作领导小组，作为全校档案工作的协调和咨议机构。其职责是：
（一）协调档案工作与学校其他工作的关系；
（二）审议学校档案工作规划，宣传、监督国家和学校档案工作政策法规贯彻执行情况；
（三）对学校档案工作进行指导、监督、检查；
（四）审议学校档案工作有关的政策制度；
（五）研究学校档案工作重大事宜。
第九条 学校各单位、各部门可以根据实际需要设立二级档案室。二级档案室接受综合档案室业务上的指导。二级档案室负责本单位的档案收集、整理、保管、利用工作，定期向综合档案室移交档案或档案目录。二级档案室配备专职或兼职档案员。二级档案室要与综合档案室同步开展档案工作，执行统一的工作规范。
第十条 各单位、各部门必须明确一名领导分管本单位、部门的档案工作，其职责是：
（一）宣传、贯彻落实国家关于档案工作的法律法规，组织制定本单位档案工作管理制度，确保档案工作纳入本单位、部门的工作计划、管理制度和有关管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作；
（二）听取本单位、部门兼职档案人员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题；
（三）定期检查本单位、部门的档案工作；
（四）组织建立和规范保管本单位、部门的文件资料。
第十一条 档案室工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识、相应的科学文化知识以及现代化管理技能。各单位、各部门兼职档案员负责做好本单位文件材料的形成积累、收集整理和立卷归档工作，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性。兼职档案员应接受学校档案部门的业务指导，保持相对稳定，如调离工作岗位，应及时报告综合档案室，并做好本单位的档案资料交接工作。
第三章 档案经费、库房和设备
第十二条 档案工作所需经费列入学校预算。各单位、各部门对用于保存本部门归档材料所需的档案装具、设备、人员培训等费用，应予以经费上的支持。
第十三条 综合档案室作为保存和利用学校档案的专门机构，应配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。综合档案室用房应满足档案工作的发展需要。
第十四条 学校应及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字综合档案室建设，保障学校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。
第四章 档案的形成和移交工作
第十五条 档案工作要与学校其他各项工作实行“四同步” 管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检 查、总结、验收档案工作。
第十六条 根据国家和上级档案工作法规和学校实际，编制学校各类档案归档范围和保管期限表，各单位对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案文件材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、科协、社科联及民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档
案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文件材料。
（五） 科研类：主要包括在科学研究管理和科学研究实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表及声像载体文件材料。
（六）基本建设类：主要包括在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存利用价值的文字、图表及声像载体文件材料。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在招标、接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。
（八）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。
（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十）财会类：主要包括在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等文件材料。
第十七条 各单位、部门档案工作人员按照各类档案工作规范的要求，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，交本单位档案工作负责人检查，合格审核签字后移交综合档案室归档。
第十八条 档案材料归档时间：
学校各单位按年度归档的档案材料在次年 6 月底前完成归档，按学年度形成的教学类档案材料应当在次学年寒假前归档，科研类档案在项目完成后两个月内归档；基建类档案在项目验收完成后三个月内归档。各单位对应当保密或限制使用的档案材料在向档案部门移交时，必须予以说明。
第十九条 归档的文件材料要符合有关规范和标准。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。
第二十条 学校各单位、各部门的兼职档案人员必须认真收集、整理本单位、本部门归档的文件材料，发生难于解决的业务问题，应及时与综合档案室联系。向综合档案室移交档案材料必须履行交接手续，填写《梧州学院档案材料移交清单》一式两份，交接双方签名盖章各存一份备查。
第五章 档案的管理
第二十一条 要建立科学的档案管理制度。综合档案室要按照《高等学校档案工作规范》的要求，制定工作制度，认真做好档案的管理工作。配置必要的设施，充分利用现有的系统设备，完善服务方式，采用先进技术，确保档案的安全。
第二十二条 学校的各门类、各种载体的档案原则上应由综合档案室集中统一管理，对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要，实行统一领导，分级管理。
第二十三条 不同门类、载体的档案要分别存放，并按照各类载体档案的保管要求进行分类、整理、编目、排列上架。
第二十四条 综合档案室必须做好档案的统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照有关规定，向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。
第二十五条 综合档案室要制作、完善档案检索目录，做好目录载体的保存工作。针对目前纸质档案和电子档案并存阶段，要做好纸质档案目录的计算机录入、纸质目录、载体（光盘）目录的制作工作，对电子档案形成的机读目录，经按归档要求处理后，采用规定的标准载体（光盘）保存，按国家标准不准使用软磁盘作为需要长期保存的目录载体。
第二十六条 综合档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向校长办公室领导及学校分管领导汇报，及时处理。
第二十七条 综合档案室应积极参加本系统、本地区的档案协会活动，不断提高档案管理水平。
第二十八条 档案人员调离、退休时，必须在办完档案移交手续后，方可离开。
第六章 档案的利用与开发
第二十九条 利用学校档案，均应按规定办理利用手续。
（一）档案借阅均需办理借阅登记手续，与本人本职工作无关的一律不予借阅，借阅超出本单位、本部门分管业务范围的档案，需经校长办公室领导同意；外单位或个人因工作需要，要借阅学校档案时，一律凭单位介绍信或有效身份证，经综合档案室主任或校长办公室领导批准后方可查阅；外国机关或个人、港澳和台湾同胞、海外侨胞要求利用本校档案，须经有关主管部门介绍或按国家有关规定处理。
（二）借阅学校党委会、校长办公会议记录，须经校领导或校长办公室主任批准；借阅其他机密档案必须经校长办公室主任批准；机密档案一律在阅档室内阅读；其他档案需借出档案室阅读时，时间不得超过10天，特殊情况办理续借手续，如因公出差较长时间，应在出差前归还。
（三）查阅、借用档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借；对借出档案，综合档案室要定期催还，并负责清点、检查档案完好情况，发现损坏或丢失，应书面报告学校领导处理。
第三十条 利用者查阅的档案涉及重大问题、涉及党和国家秘密、涉及技术秘密、涉及专利、涉及个人隐私或本校不宜公开的重大决策、有关会议记录等，须经学校领导或校长办公室领导批准。
第三十一条 档案是学校科学管理、正确决策的重要信息资源，为充分发挥档案信息资源的作用，学校应将档案室纳入学校自动化信息管理网络，使综合档案室现代化管理与学校现代化管理同步发展，以适应档案科学管理需要。
第三十二条 综合档案室应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，根据学校发展的需要，有计划地对档案资料进行研究整理，整理各种汇编资料和编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务。
第七章 档案鉴定与销毁
第三十三条 综合档案室应对保管期已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案造具清册，经有关部门核准同意后，报分管校领导批准，按规定销毁。未经鉴定和批准，不得销毁学校档案。
第三十四条 销毁档案时，必须手续完备，有两人监销，并
在销毁清册上签名。
第八章 考核与奖惩
第三十五条 建立档案工作的检查、考核和评估制度，由综合档案室具体组织对各单位、各部门档案工作进行考评，对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、对档案编研及服务工作优秀者给予奖励。
第三十六条 有下列行为之一的，根据情节轻重，建议直接责任人所在单位、部门给予行政处分；造成损失的，可根据档案价值和数量，责令赔偿；构成犯罪的，情节严重、触犯刑法的，依法追究法律责任。
（一）损毁、丢失或者擅自销毁学校档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让学校档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国组织的；
（六）携运禁止出境的档案及其复制件出境的；
（七）档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的；
（八）不按规定时间归档或不按期移交档案、并经多次教育不改的；
（九）明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的；
（十）截留档案或把档案据为己有的。
第九章 附则
第三十七条 本办法由学校校长办公室负责解释。
第三十八条 本办法自发布之日起施行。
