各二级党委、党总支，各单位、各部门：
《梧州学院党委工作规则（试行）》（梧院党发〔2018〕6号）和《梧州学院校长办公会议议事规则（试行）》（梧院发〔2018〕1号）自今年1月印发实施以来，大多数校属单位和部门能及时组织本单位、部门有关人员进行学习，准确把握学校党委的工作规则和校长办公室会议议事规则的相关要求，严格按要求办理相关会议的议题和会议材料，为进一步提高学校党委常委会、校长办公会议的办会效率，推进依法治校提供了有力保障。但一些单位、部门仍存在办会时间观念不强，报送会议议题和有关材料拖拉，报送材料不齐，质量不高等问题，影响了学校党委常委会、校长办公会议的会议决策效率和效果。为进一步规范办会程序，提高学校党委全委会、常委会、校长办公会议会议效率和决策质量，经学校党政主要领导同意，现就进一步加强相关工作和议事规则学习，严格规则执行的有关问题通知如下:
一、组织本单位、部门领导和有关人员再次认真学校党委、行政的有关会议管理规则，增强依规办会意识
（一）《梧州学院党委工作规则（试行）》“会议制度”有关规定
第十六条 拟提交全委会、常委会研究的材料，除需要保密的以外，一般应提前报送学校党委办公室。提交全委会、常委会讨论的议题需要在会议召开前5个工作日征集议题及相应的会议材料，如有经专门委员会审议、专家论证、法律咨询的议题，相关审议、论证情况和咨询意见应作为会议材料提交。对请示的事项和提出的问题，业务主管部门要提出处理意见或经相关部门会商提出处理意见，并经分管校领导审定。党委办公室一般应在会前将议题和有关材料分别送给参加会议的人员。
（二）《梧州学院校长办公会议议事规则（试行）》“议题确定”有关规定
第十三条 确定提交校长办公会议讨论研究的议题材料应当及时报送校长办公室，并由牵头部门填写《梧州学院校长办公会议议题申报表》。校长办公室原则每两周对征集到的议题进行汇总整理，形成议题集，并按照轻重缓急、分门别类等原则，合理列出议题，形成会议方案报校长审批。
第十四条 校长办公会议方案确定后，校长办公室及时发布会议通知和会议材料。校长办公会议一般不得临时动议。因突发性和临时性事项确需临时增加议题的，应征得会议主持人的同意。
第十五条 校长办公会议议题材料包括：
议题内容材料。议题涉及的文件依据、征求意见的反馈情况、有关问题的请示材料，以及其他与议题相关、有助于提高议题讨论质量的材料。
议题说明材料。议题提出部门就议题内容准备说明材料，重点围绕议题提出原因、提出依据、议题要点、请示事项以及本部门的意见和建议等进行说明，要求做到言简意赅、开门见山、直奔主题，字数原则控制在500字以内。
(三)报送议题材料时间节点的有关规定
报送议题材料时间节点的有关规定严格遵照《梧州学院党委工作规则（试行）》和《梧州学院校长办公会议议事规则（试行）》执行。为增强议题材料搜集、整理的操作性、针对性，强化会前学校领导之间、部门与部门之间的沟通协调，特对报送议题材料的时间节点作如下细化和要求：
1.常规性议题。学校党委常委会议、全委会议和校长办公会议的常规性议题，如已严格按照规定办理流程，该类议题的报送可不受时间限制，可全年、可随时报送。学校党委办公室、校长办公室每两周汇总一次议题，形成议题集，及时报送学校党政主要领导审定。
2.紧急性、临时性议题。学校党委常委会议、全委会议和校长办公会议的紧急性、临时性议题，经分管校领导同意后，须于该周的周一下午16：00前报送至学校党委办公室、校长办公室，如超过该时间节点报送的紧急性议题，则不列入该周召开的会议议事范围。
二、提前谋划和准备报送会议议题和相关材料，增强工作的计划性
各单位、各部门主要领导要根据上级有关工作部署，学校工作的总体规划，年度计划和近期工作安排，结合本单位、部门工作的实际，提前做好本单位、部门拟提交学校党委全会、常委会、校长办公会议审议议题的年度、新学期和近期报送计划，提前做好议题和相关材料的收集、整理工作，进一步增强报送会议议题和相关材料的计划性。
三、严格审核，确保报送会议议题和相关材料的准确无误
各单位、各部门领导，特别是主要领导要对拟提交学校党委全会、常委会 ，校长办公会议审议的议题及相关材料进行认真、全面审核，广泛听取班子成员意见和建议，确保报送议题及有关材料的准确性、完整性和科学性，避免和克服目前少数单位、部门存在的报送议题名称不准确，相关材料错漏等问题，实行报送相关会议材料责任制和责任追究制。
中共梧州学院委员会办公室
梧州学院院长办公室
2018年9月12日
