各单位、各部门：
为及时完整收集、保存各类历史记录，更好地为学校的各项工作服务，经学校领导同意，现就学校2020年档案文件材料归档工作的相关事宜通知如下：
一、归档范围
（一）各单位、各部门参照《关于印发《梧州学院档案归档实施办法（试行）》的通知》（梧院办〔2020〕14号）所确定的归档范围进行整理归档。
（二）2019年1月1日至2019年12月31日，学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。
（三）校外单位、人士捐赠给学校的有重要意义的捐赠品，如名人题词、书画、纪念品等（实物档案）均应向学校综合档案室归档移交。
（四）对往年因各种原因尚未及时归档的文件材料也应组卷移交。
二、归档时间
请各单位、各部门要落实人员，于2020年9月11日前，务必将有关档案材料归档到学校档案室。
三、归档要求
（一）各部门归档工作实行领导负责制，部门负责人应支持并督促本部门兼职档案员将应归档材料收集齐全，整理后及时归档。
（二）兼职档案员切实履行档案工作职责，做好本部门档案材料的归档工作。
（三）归档单位、部门移交档案材料时须填写《档案材料移交清单》一式两份，交接双方档案员签字，归档部门和档案室各存一份。
（四）归档所需的档案装具由档案室提供。
（五）如因机构及人事调整，兼职档案员应第一时间报请本单位、部门分管领导，按要求确定后任兼职档案员并办理交接，及时报备综合档案室，并负责协助下任兼职档案员完成后续归档工作，确保部门档案的齐全、完整、真实。
未尽事宜，请联系综合档案室，联系电话：5828752。
附件：1、梧州学院档案材料移交清单
2、梧州学院实物档案移交清单
梧州学院院长办公室
2020年7月10日
