关于印发《梧州学院档案归档实施办法(试行)》的通知



各单位、各部门:

《梧州学院档案归档实施办法(试行)》已经学校2020年第14次校长办公会议审议通过,现印发给你们,请认真遵照执行。

梧州学院院长办公室

2020年7月7日

梧州学院档案归档实施办法(试行)

为了进一步加强并规范我校档案管理工作,清晰界定学校各类档案文件材料归档范围,准确划分保管期限,依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(第8号令)、教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》(第27号令)、广西壮族自治区档案局《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)、广西壮族自治区档案局关于开展自治区级数字档案馆(室)建设试点工作的通知(桂档发〔2020〕9号)文件精神和有关档案行业标准,参考原国家教委《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》(教办〔1993〕429号),结合学校实际情况,制定本办法。

一、归档原则和要求

(一)凡是学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,均属学校档案。

(二)科研、基建项目以及专题性档案,一般在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档,其他类别的档案一般在次年六月底以前归档。

(三)学校各归档单位必须按照规定,对应该归档的档案材料,定期向学校综合档案室移交,实行集中统一管理,任何单位和个人不得截留或据为己有。

(四)学校综合档案室统一管理的档案材料必须是学校在教学、科研、管理等工作中自然形成的,对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和利用价值的原始记录。

二、归档范围和保管期限表

(一)党委办公室、校长办公室、党政督查室、校友工作办公室

序号

文件材料归档范围

保管期限

党群类(DQ)

1

上级党委的决议决定、指示、批复、命令、条例、规定、讲话、批转文和通知、通报等文件

针对学校工作的

永久

对学校工作有指导与参照性的

30年

2

同级党委或负责人对本校的决定、通知、批复、通知、批示

永久

3

同级党委和非隶属机关颁发的非本校主管业务但需要执行的条例、规定、通知等

10年

4

本校党委发布的决定、规定、办法、指示、条例、批转文、通知、通报等

永久或

30年

5

以本校党委名义给上级党委请示、报告及上级批复

永久或

30年

6

本校党委常委会、党委常委扩大会、校领导碰头会、纪要、决议及会议讨论的文件

永久

7

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

8

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

9

以党委名义召开的工作会议材料

永久

10

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

11

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

12

本校党委大事记、组织沿革

永久

13

本校党群系统启用印章的文件和印模

永久

14

党群系统重要统计材料

永久

15

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

16

党委保密、秘书工作的有关文件

30年

17

重要的群众来信来访及处理材料

30年

18

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

30年

19

学校党委办公室阶段性的工作计划、总结、报告等

30年

20

学校党委年度(或学期)工作计划、总结、报告

永久

21

学校党委贯彻执行党和国家的重大阶段性的工作计划、总结(重要的、典型的、专题调研或调查报告)

30年

22

学校党委工作请示、计划、报告(包括调查报告)、批复、总结(包括经验总结)、合同

永久

23

学校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知和规章制度等

永久

24

学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

25

党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作的题词、讲话、报告等及声像材料

永久

26

以本校党委办公室文号编制的文件

永久

27

阶段性重大活动材料

30年

28

本校党委各类会议中有一定参考价值的材料

30年

29

为贯彻党的各项方针政策及上级的指示精神或部署学校一定时期工作的会议记录及文件

30年

30

中央、部、省、市领导来校作报告记录、声像材料等(声像材料等入声像类)

重要的

永久

一般的

30年

31

以校党委名义召开的有关学校重大改革措施且有查考价值的各种座谈会纪要、会议记录

永久

32

党委领导参加上级领导部门召开的各种会议文件

与我校工作有直接关系、需贯彻执行的

永久

我校党委领导在会议上发言的书面材料

永久

33

党委办公室召开“贯彻党委决议、决定”会议纪要、会议记录

永久

34

本校党委、各二级党委、党总支、直属党支部的印模册及启用和销毁印章、印模的通知和实物(实物入实物类)

永久

35

党委办事机构的增设、撤销的通知、决定

永久

36

党委办公室的重要通知(与校办联合发文,由主要承办单位负责立卷归档)

30年

37

重要的电话记录、电传(需复印后归档)

30年

38

以党委、党委办公室名义与校外有关单位联系工作中重要的来信文书

30年

39

党委秘书工作的有关文件、材料

30年

40

本校需要贯彻执行的上级有关信访工作的文件

30年

41

本校有关信访工作计划、总结

永久

42

以信访办公室名义与校外有关单位来往的重要函件

30年

43

涉及重大方针政策性的并经领导同志亲自处理或有领导同志重要批示群众来信、来访记录及处理结果

30年

44

重要的、具有建设性的建议或意见,并为学校采纳的来信或来访记录

30年

45

处理申诉或检举揭发等事项(经领导亲自批示处理的群众来信)

30年

46

本校党委主要领导的批示

30年

47

上级有关保密的方针、政策,本校需贯彻执行的文件

30年

48

本校保密委员会工作要点、总结及有关工作汇报材料

30年

49

本校保密工作失、泄密事故调查与处理的有关材料

30年

50

有关保密工作给校党委的重要请示、报告及批复

30年

51

本校保密委员会成员名单

30年

52

上级机关有关督查工作的重要方针、政策、法规文件

30年

53

本校督查工作规章制度、管理办法等文件

30年

54

学校形成的有关督查工作的文件材料

30年

55

根据学校领导指示、授权向各二级党委、各单位、各部门下发的决策督查通知书、专项督查通知书

30年

56

向学校领导及各部门反映督查情况的文件材料

30年

57

根据领导指示和实际工作形成的各种临时性的调研报告

30年

行政类(XZ)

58

上级颁发的有关指示、批复、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等

针对学校工作的

永久

对学校工作有指导与参照性的

30年

59

上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话

永久

60

上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件

永久

61

上级机关召开会议的文件(非专指本校)

主要文件

30年

一般性(指临时性、事务性、历史价值不大)的简报、发言和参阅材料

10年

62

上级机关普发的文件

30年

63

同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通知、批示

永久

64

同级机关和非隶属机关颁发的非本校主管业务但需要执行的条例、规定、通知等

10年

65

学校年度、学期工作计划、报告、总结

永久

66

本校行政发布的决定、条例、规定、指示、规章制度汇编、通知、通报、通告、布告等

重要的

永久

一般的

30年

67

本校发展规划、计划方案、报告和上级批复及各项管理工作中的重要材料

永久

68

学校学年、学期工作要点及工作总结

永久

69

学校历史沿革、概况介绍及校史材料、大事记、年鉴、信息、调研参考、文件汇编等

永久

70

反映学校各历史时期的重要材料

永久

71

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

72

学校综合评估材料(声像材料入声像类)

永久

73

以学校校长办公室文号编制的文件

永久

74

党和国家、部省领导人来校视察的讲话记录、纪要、题词、声像材料等(声像材料等入声像类)

永久

75

校长办公会议记录及讨论的材料

永久

76

校长办公会议记录、纪要

永久

77

校长办公会议议题表

永久

78

全校性工作会议及其它教学、科研等专题工作会议记录

永久

79

全校性工作会议及其它教学、科研等专题工作会议记录

永久

80

全校性的工作会议、座谈会文件

30年

81

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

30年

82

由校长办公室负责组织的开学、毕业典礼等全校性会议的领导讲话、大会报告、典型发言等材料

重要的

永久

一般的

30年

83

校领导外出参加上级机关召开的高校工作会议的材料

代表学校在会上的发言

永久

会议重要文件

30年

84

本校承办的国际性、大型会议的请示、批复、申办、筹办组委会主要活动安排、议程、名单、报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽及声像材料

永久

85

学校评估材料

永久

86

本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)

30年

87

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

88

本校历史沿革、情况介绍

永久

89

本校大事记、简报、信息、动态等

永久

90

学校各类委员会、领导小组成员名单

永久

91

学校机构设置、调整、更改名称的通知、决定

永久

92

学校收、发文登记本、校发文件编号簿

30年

93

学校及各部门启用、销毁印章的材料和实物(实物入实物类)

永久

94

校领导工作中的重要手稿

永久

95

校领导同上级及有关学校工作的重要来往信件

30年

96

校长办公室经办的重要的来往公函

30年

97

学校统计年报表、统计资料分析汇编等材料

永久

98

学校与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书、意向书等

永久

99

校长接待日记录及有关的重要材料

30年

100

本校法律诉讼案件材料

永久

101

本校法律顾问工作材料

30年

102

群众来信来访文件材料

10年

103

车辆管理等有关资料(申请报告、预算、决算、验收、维修等)

10年

104

学校公务用车记录

10年

105

日常工作出车记录

10年

106

上级、本校有关档案工作的文件

30年

107

本校档案规章制度、管理办法、岗位职责等文件材料(如文件是针对本校的,则永久保存)

30年

108

本校档案工作计划、报告、总结

30年

109

本校档案统计及统计年报

永久

110

综合档案室与校外交流的有关材料

30年

111

综合档案室指南、全宗介绍

永久

112

本单位各科室机构设置、变更及工作职责、人员名单

永久

113

本校档案工作领导小组、兼职档案员名单

30年

114

档案业务指导、检查、督促工作中形成的文件材料

30年

115

上级有关高校校友会工作的文件材料(如文件是针对本校的,则永久保存)

30年

116

校友办工作规章制度

30年

117

校友办工作报告、请示、批复及统计报表

永久

118

各地校友会组建、成立的重要文件材料

30年

119

校友工作重大活动、重要会议的文件材料,会议纪要

永久

120

校庆工作的重要材料、校庆重要活动材料、领导题词及校庆礼品

永久

121

校友名录、校友重要来函、来访材料

30年

122

校庆工作材料

校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、邀请函、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等料(声像材料入声像类,礼品等入实物类)

永久

校庆活动的一般材料

30年

123

其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料

永久

声像类(SX)

124

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

125

学校领导讲话稿和讲话录音

永久

126

校领导出访、考察过程中产生的声像档案

永久

电子文件类

127

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

128

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

129

交流、来访等过程中单位或校领导收到的纪念品(礼品、产品)等实物档案

永久

(二)纪委办公室、监察室

序号

文件材料归档范围

保管期限

党群类(DQ)

1

上级纪委关于纪检工作的文件

针对学校工作的、重要的

永久

对学校工作有指导与参照性的

30年

2

本校纪委工作计划、报告、批复、总结、通报

永久

3

本校纪委工作规章制度

30年

4

本校纪检工作计划、报告、批复、总结、通报、调查材料

30年

5

党风廉政建设、领导干部廉洁自律、宣传教育等材料

30年

6

案件查处、政纪处分、撤销处分的报告、决定、批复、证明及本人交待材料、旁证材料、询问记录、录音、照片等材料

永久或

30年

7

党员申诉、复查报告、结论以及复查过程中形成的各种材料

永久或

30年

8

调查材料及重要统计材料

永久

9

本校纪委会议记录

30年

行政类(XZ)

10

本校监察工作规章制度

永久

11

上级有关监察工作的文件

30年

12

监察室工作计划、总结、汇报、报告、通报、批复

30年

13

案件查处、政纪处分、撤销处分的报告、决定、批复、旁证材料、询问记录、录音、照片等材料

永久或

30年

14

申诉、复查报告、结论及复查过程中形成的各种材料

永久或

30年

15

监察室重要会议记录

30年

16

统计年报表及重要报表

永久

17

有关财务、物价、治理教育乱收费等专项检查的材料

永久

18

群众来信来访举报材料及处理意见

30年

19

其他重要文件材料

30年

声像类(SX)

20

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

21

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

22

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(三)党委组织部、党委统战部、机关党委、党委党校

序号

文件材料归档范围

保管期限

党群类(DQ)

1

上级关于组织工作的重要指示、决定、通知等政策性文件

针对学校工作的、重要的

永久

对学校工作有指导与参照性的

30年

2

本校党代会文件材料

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等

永久

(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

30年

(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样

10年

3

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料      

永久

4

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复(要附请示)、通知      

永久

5

落实政策的有关材料              

30年

6

副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)        

永久

7

副处级以上干部名册

永久

8

各二级党委、党总支、直党支部委员名册

30年

9

党员名册

30年

10

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格,党员退党的文件材料                

30年

11

发展新党员、预备党员转正的名册

30年

各二级党委、党总支、直属党支部改选报告、审批材料

30年

各二级党委、党总支、直属党支部委员名单

30年

各二级党委、党总支、直属党支部年度计划、总结

30年

12

各二级党委、党总支、直属党支部党建工作有关材料和优秀党员奖励的名单、材料等

30年

13

本校党组织建设计划、培养选拔干部规划、考察材料和审查报告

永久

14

上级党委或学校党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件

30年

15

学校在上级召开组织工作会议上代表学校的重要发言材料

30年

16

干部培训、援外、挂职锻炼等材料、名册

30年

17

党费收支情况统计报表、账册等材料

30年

18

学校人才工作、知识分子工作的有关材料

30年

19

各类人才的名单、登记表

30年

20

副处级以上干部出国人员政审工作的有关材料

30年

21

上级关于统战工作的文件

30年

22

本校统战工作的计划、决定、报告、通告、总结、重要会议记录、会议纪要、情况调查、典型材料、统计报表等

永久

23

本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

永久

24

台、港、澳和侨务工作材料

30年

25

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

30年

26

统战工作重要会议记录

30年

27

机关党委工作规章制度

30年

28

机关党委工作计划、总结、决定、通知、会议纪要、重要统计等

永久

29

党建与德育工作研究课题项目材料

30年

30

本校党校工作计划、总结、决定、报告等材料

30年

31

党校各期培训学员名单及成果集

30年

32

干部培训、援外、挂职锻炼等材料、名册

30年

33

本单位各科室机构设置、变更及工作职责、人员名单

永久

声像类(SX)

34

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

35

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

36

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(四)党委宣传部

序号

文件材料归档范围

保管期限

党群类(DQ)

1

上级有关宣传工作、教师工作、精神文明建设、普法工作的重要指示、通知、规定、通报等重要文件

针对学校工作的、重要的

永久

对学校工作有指导与参照性的

30年

2

本校有关校史工作的通知、决定、管理办法等重要文件

30年

3

本校宣传工作计划、总结、决定、报告、通知

永久

4

有关宣传工作给上级机关的请示、报告及批复(要附请示)

30年

5

本单位机构设置、变更及工作职责、人员名单

30年

6

宣传、精神文明建设等工作规章制度

30年

7

理论学习的决定、通知、计划、总结

30年

8

反映本校重大活动的剪报及图表

永久

9

本单位负责出版的刊物等

永久

10

师德专题活动有关材料

30年

11

本校教职工政治思想工作动态及调查材料

30年

12

对外宣传报道我校的材料

30年

13

有关学校党委中心组理论学习相关材料

30年

14

创建自治区文明单位材料

30年

15

思政网建设材料

30年

16

本校网络管理规章制度、电讯服务工作等有关文件

30年

17

校史展相关材料(含电子版)

永久

18

校史有关材料

永久

19

以学校组织部文号编制的其他有查考价值的文件

30年

20

其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料  

永久

声像类(SX)

21

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

22

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

23

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(五)学生工作部(处)、武装部

序号

文件材料归档范围

保管期限

党群类(DQ)

1

上级有关学生工作的文件

永久或

30年

2

学生工作报告及规章制度

30年

3

表彰和奖励学生先进个人、先进集体的相关文件及材料

永久

4

学生工作队伍管理和培训的相关材料

30年

5

学生处分的相关文件及材料

永久

6

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

永久

7

本校学生思想政治工作计划、报告、总结、统计数据

永久

8

上级有关学生思想工作文件

30年

9

二级学院学生思想政治工作人员名册(名单)

30年

10

学生思想政治工作典型调查材料、选拔、管理文件

30年

11

学生心理健康咨询、教育活动材料

30年

12

组织开展重大活动、主题活动的计划、总结及相关材料

30年

13

学生日常管理事务管理工作的相关材料

30年

14

学生工作简报、报导材料

30年

15

学生工作部(处)会议记录、会议纪要

30年

16

学生重大事件备案

30年

17

全校贫困学生名单

30年

18

学生勤工俭学材料(计划、措施等管理文件)

30年

行政类(XZ)

19

本处工作计划、总结、规章制度、会议记录

30年

20

上级有关毕业生就业工作的文件材料

永久或

30年

21

本校有关就业工作的计划、决定、请示、报告、批复、总结及重要统计

30年

22

毕业生就业方案、就业率统计相关材料

30年

23

毕业生就业跟踪调查及信息反馈材料

30年

24

本校毕业生就业质量年度报告

永久

25

本校毕业生就业工作会议纪要

永久

26

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30年

27

上级有关武装、人防、民兵军训工作的通知、规定、决定等重要文件

永久

30年

28

本校武装部职责范围内的规章制度、管理办法、岗位职责等文件材料

30年

29

武装部工作计划、总结、调查报告、请示、批复等

30年

30

武装部工作统计年报及重要报表、大事记、重要的会议记录、纪要、汇报材料

30年

31

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)、拥军优属材料

30年

32

本校学生军训检阅暨表彰总结大会上领导的讲话及军训活动中形成的重要材料

30年

33

征兵、预备役工作有关材料

30年

34

年度征兵工作情况及入伍人员名单

30年

35

人防工作有关材料

30年

36

以学工处文号编制的有查考价值的文件

30年

37

本单位机构设置、科室负责人名录、岗位责任制、机构沿革材料

30年

教学类(JX)

38

获奖、助学金学生名单及材料

30年

39

新生入学登记表

永久

40

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级) (编有学校文号的学校文件从党委办公室秘书科归档)

30年

41

学生处分材料(编有学校文号的学校文件从党委办公室秘书科归档)

30年

声像类(SX)

42

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

43

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

44

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(六)人事处

序号

文件材料归档范围

保管期限

行政类(XZ)

1

上级机关有关人事工作的通知、批复(要附本校请示)、规定、决定、条例等重要文件

针对本校的、重要的

永久

本校需长期贯彻执行的

30年

2

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复(要求附本校请示)

永久

3

本校有关人事工作的管理办法、规章制度

30年

4

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

永久

5

学校人事工作计划、报告、总结、调查报告

永久

6

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

7

人事处权限内的职务任免、级别确定、辞职报告及批复文件材料及名册

永久

8

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

30年

9

教职工考核、考勤的文件材料及统计表

30年

10

本单位工作岗位职责、机构沿革等材料

30年

11

参加上级机关召开的有关会议带回的具有保存价值的材料

30年

12

以人事处文号编制的有查考价值的文件

永久

13

教职工校内调动材料

30年

14

教职工动态信息材料

30年

15

教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政关系介绍信)

30年

16

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)

30年

17

人事工作各类统计报表

永久

18

使用临时工有关材料(聘用协议)

30年

19

教职工动态月报

30年

20

教职工的招聘、录用、调入有关材料、(包括行政介绍信、调令等)

30年

21

教职工调出的有关材料(包括行政介绍信的存根)

30年

22

调入工资介绍信、调出工资介绍信存根

30年

23

教职工商调函件

30年

24

教职工花名册(总册和专任教师花名册、职称花名册、合同聘用人员花名册等)

永久

25

教研室、研究室、正副主任名册

30年

26

教职工退职、离职的有关材料

30年

27

教职工商调、借调函件等材料

30年

28

教职工退休退职、离职、辞职、出国报告、批复、通知等有关文件材料和名册

30年

29

上级和本校有关职称评审的文件、规定、重要的会议记录、校领导的批示等材料  

30年

30

教师和其他系列专业技术人员的专业技术职务资格评审表

30年

31

聘任工人技师、高级技师的文件及晋升人员名单、申报表等

30年

32

职称评审工作总结、情况统计等  

30年

33

教职工转正定级材料(审批表归个人档案)

30年

34

关于人才工作计划、总结、报告、规定及上级批复

30年

35

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

36

教师进修计划、安排、总结

30年

37

学术带头人、骨干教师培养对象管理材料

30年

38

教职工出国管理材料

30年

39

高校教师资格认定管理材料

30年

40

外聘教师、客座教授名册

永久

41

表彰和奖励先进教师、先进教职工的材料

30年

42

关于工资改革工作计划、总结、报告、规定及上级批复

30年

43

教职工工资调整名册、文件材料

30年

44

晋升职务、职称调资人员汇总表、录用人员起薪通知单

30年

45

教职工(包括离退休人员)工资调整材料、名册

30年

46

教职工工资发放表

30年

47

临时工雇用、管理有关文件材料、名册

30年

48

教职工工资、津贴变动材料(包括停薪、降薪、恢复发放)

30年

49

教职工离、退休、出国、死亡停心薪通知单

30年

50

教职工转正定级名单及有关材料  

永久

51

教职工调出人员工资转移介绍信存根

30年

52

教职工各类福利、保险等工作材料

30年

53

教职工伤、残、死亡抚恤的处理情况及名单

30年

54

临时工管理、医保、社保相关材料

30年

55

博士、博士后人员工资存根

30年

56

上级、本校有关离退休工作的文件  

30年

57

离退休人员变动名册

30年

58

教职工退休后重新工作的材料

30年

59

教职工人员的死亡、追悼材料  

30年

60

本校组织离退休人员开展的各种活动的报告、计划等文件

30年

声像类(SX)

61

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

62

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

63

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(七)发展规划处

序号

文件材料归档范围

保管期限

行政类(XZ)

1

上级、本校有关针对本校规划工作的通知、批复(附学校的请示、报告、方案设计)

30年

2

各类评估报告、评估结果、整改意见

永久

3

高等教育事业统计工作文件和统计报表

永久

4

其他数据统计报表

永久

5

学校规划工作调研报告、简报

30年

6

本单位机构设置、变更及工作职责、人员名单

30年

7

其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料

永久

教学类(JX)

8

本校申报中央与地方共建高校特色学科实验室项目材料

永久

9

本校申报自治区级人文社科基地、重点实验室材料

永久

10

学科建设任务书、合同书、协议书

永久

11

学科建设规划、调研等有关材料

永久

12

硕士点申报、建设、评估等有关材料

永久

13

学校各级重点学科的申报、管理、评估等有关材料

永久

14

学科建设管理文件及规章制度

30年

声像类(SX)

15

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

16

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

17

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(八)教务处

序号

文件材料归档范围

保管期限

行政类(XZ)

1

本单位机构设置、科室负责人名录、岗位责任制、机构沿革材料

30年

2

本单位工作计划、报告、总结、大事记、会议记录

30年

教学类(JX)

3

上级下达的有关教学改革、发展规划、学制及教学管理等方面的计划、规定、重要通知(材料一般从党委办公室文电科归档)

针对学校的、重要的

永久

需要长期贯彻执行的

30年

4

本校教学改革、教学计划、培养目标、学制等方面的指示、规定、办法(编有学校文号的学校文件从党委办公室秘书科归档)

永久

5

学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、调研报告、简报、总结

永久

6

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

30年

7

统计报表

永久

8

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料(文件一般从党委办公室文电科归档)

30年

9

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

10

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

11

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

30年

12

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

13

现有专业一览表

永久

14

特色专业、优质专业、重点专业、重点课程建设材料

永久

15

新办专业材料(申报材料)

永久

16

专业项目论证、评估、申报材料

永久

17

上级有关招生工作文件材料 (材料一般从党委办公室文电科归档)

30年

18

本校就招生工作的请示、报告及上级机关的批复、意见(编有学校文号的学校文件从党委办公室秘书科归档)本校编报的招生计划、重要报告与上级批复(编有学校文号的学校文件从党委办公室秘书科归档)

30年

19

招生计划、规定、生源计划

30年

20

新生录取简明登记表(原始、按生源省市、按专业)及新生名单

永久

21

招生宣传、招生工作总结

10年

22

本校各专业招生简章、专业介绍及专业目录汇编

30年

23

新生入学登记表

永久

24

学生学籍卡片

永久

25

学生历年成绩总册、学生各类成绩总册(普通话、计算机、外语等)

永久

26

在校学生名册

永久

27

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

30年

28

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

30年

29

学生处分材料(编有学校文号的学校文件从党委办公室秘书科归档)

30年

30

各专业教学计划、教学大纲(含计划的修订)

永久

31

课程建设要求及每学期教学工作安排、校历表、课程表

30年

32

各专业课程试题库

30年

33

典型教案、重要备课记录

30年

34

教学实习基地、教学实习计划、总结、及有关材料

10年

35

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

10年

36

课程目录、课程简介、每学期开课情况表

30年

37

教学进度表、课程安排表、教师任课安排

30年

38

教育实习优秀教案

30年

39

每学期课程考核巡视表、巡视工作总结、课程考核试题审核专家总结登记表

10年

40

教学任务书

30年

41

期初、期中、期末教学检查方案及总结材料

30年

42

校院领导听课计划和总结材料

30年

43

教学督导计划和总结材料

30年

44

教学信息月报材料

10年

45

教师工作量规定及执行情况、教师工作量统计表(全院总表)

10年

46

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

30年

47

本校本科教学工作合格评估材料

永久

48

本校本科教学工作审核评估材料

永久

49

上级有关学位工作文件材料(材料一般从党委办公室文电科归档)

30年

50

本校有关学位评定条例、办法及计划、总结等材料(编有学校文号的学校文件一般从党委办公室秘书科归档)

30年

51

学位委员会会议记录、决定

30年

52

学位委员会授予各层次学位清册:学位情况统计表

永久

53

本校本科生优秀学士学位论文

30年

54

补发学历证明名单及材料  

30年

55

有关学分制材料

30年

56

毕业生名册、结业生名册、毕业生相册、毕业证领取签收册

永久

57

毕业生结业、毕业证书、学位证书发放表及补办毕(结)业学历、学位证明材料及名单

永久

58

学历、学位证书样本、结业证书样本

30年

59

上级和本校有关教材文件有关学位工作文件材料(一般从党委办公室文电科归档,编有学校文号的学校文件一般从党委办公室文电科归档)

30年

60

各专业使用教材目录(教学指导用书、实习指导书和习题集等)

30年

61

学校高教研究相关材料、学校高教研究结题项目材料

30年

62

其他有保存价值的自编参考资料

10年

声像类(SX)

63

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

64

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

65

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(九)科研处

序号

文件材料归档范围

保管期限

行政类(XZ)

1

本单位机构设置、科室负责人名录、岗位责任制、机构沿革材料

30年

2

本单位工作计划、报告、总结、大事记、会议记录

30年

科研类(KY)

3

上级机关下达的有关科研究工作的通知、科研计划、规定、管理办法

针对学校的、重要的

永久

学校需长期贯彻执行的

30年

4

本校有关科学技术研究工作计划、总结、请示、报告、批复、意见、重要统计、会议纪要等

30年

5

科研行政管理文件材料

30年

6

科研计划管理文件材料

30年

7

科研成果管理文件材料

30年

8

科研经费管理文件材料

30年

9

申报科学基金及有关批复

30年

10

学会工作(学术工作)材料

30年

11

科研成果统计材料

30年

12

科研成果奖励申报、审批及获奖材料

永久

13

科研工作计划、总结、会议记录

30年

14

本校科研大会会议、科研学术会议或活动文件材料

30年

(1) 科研大会会议的会议记录或纪要、通知、议程、决定、主要报告和领导讲话稿等

30年

(2) 科研大会的工作报告、领导讲话稿或中心发言稿、议程表、决议,会议纪要等

30年

(3) 本校举办的全国(区)性学术会议或重要学术讲座等活动的报告、请

示及批复,会议纪要、日程安排、参加人员名单、领导讲话、论文集、学术交流材料等

10年

(4)参加重要科技会议的发言稿及交流材料

10年

15

本校学术委员会成员名单、换届的文件材料、会议纪要和决定、条例等    

30年

16

科研工作中其他有保存价值的文件材料  

30年

科研项目(KY)*按课题立卷

科研准备阶段

17

开题报告、课题调研论证材料及上级批复

30年

18

任务书、合同、协议书

永久

19

课题研究计划、设计

30年

20

计划执行情况、计划调整或撤销报告

10年

21

课题投资和预决算材料

10年

研究试验阶段

22

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

23

数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

24

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

25

研究工作阶段小结、专题报告、年度报告

30年

26

配套的照片、幻灯片等声像材料

永久

27

样品、标本等实物的目录

永久

总结鉴定阶段

28

研究结题报告、研制报告

永久

29

论文专著

永久

30

工艺技术报告

10年

31

技术诀窍报告

10年

32

专家评审意见

永久

33

鉴定验收材料(鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见及鉴定证书)或结题材料(结题通知、结题报告、结题证书等)

永久

34

推广应用意见

30年

35

课题工作总结

30年

申报奖励阶段

36

科研成果登记表

永久

37

科研成果报告表

永久

38

科研成果奖励申报与审批材料

永久

39

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

永久

40

专利申请书或证书原件或影印件

永久

推广应用阶段

41

转让合同、协议书

永久

42

生产定型鉴定材料

30年

43

成果被引用或投产后反馈意见

10年

44

推广应用方案及实施情况

30年

45

扩大试生产的设计文件、工艺文件

30年

46

对外学术交流材料

30年

47

成果宣传报道材料

30年

出版类(CB)

48

上级有关编辑出版工作的文件

30年

49

上级召开的编辑出版工作会议文件

10年

50

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

51

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

52

编辑出版管理形成的文件材料

10年

53

出版请示和批复

长期

54

编辑出版合同、协议书

长期

55

原稿(含照片、手迹原件)

长期

56

各级审稿单或历次审稿意见

长期

57

出版物样品

永久

58

获奖或受查处情况的文件材料

长期

59

有参考价值的读者来信、重要评论

短期

60

《梧州学院学报》

永久

声像类(SX)

61

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

62

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

63

《梧州学院学报》电子版

永久

实物类(SW)

64

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(十)国际交流处、港澳台事务办公室

序号

文件材料归档范围

保管期限

行政类(XZ)

1

本单位机构设置、科室负责人名录、岗位责任制、机构沿革材料

30年

2

本单位工作计划、报告、总结、大事记、会议记录

30年

外事类(WS)

3

上级有关外事工作的重要通知、规定、管理办法等文件

针对学校的、重要的

永久

学校需长期贯彻执行的

30年

4

本校有关外事工作的规章制度、计划、总结、简报、通知、规定、管理办法、会议纪要、重要请示、报告及上级批复(要附请示)等(编有学校文号的学校文件由党委办公室秘书科归档,下同)

30年

5

本校对出国(境)考察、访问、讲学,参加国际比赛、竞赛等活动的请示、报告、批件(要附请示)、备案表、总结等材料

30年

6

本校外事工作统计报表等

永久

7

外事工作中其他有保存价值的文件材料

30年

8

出国进修、留学取得学位及参加国家比赛、竞赛获奖等各类证书(影印件)和照片

永久

9

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

30年

10

外国党政官员、各界人士来校参观访问的重要文件材料

30年

11

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

12

外国代表团来校参观访问的请示、报告、批件、来往函件、代表团名单、接待计划、接待总结等材料

30年

13

来校进修、短期培训的外籍人士有关材料

30年

14

本校主办国际比赛、竞赛的请示、报告、批件、总结等材料

30年

15

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

16

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

17

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

18

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

30年

19

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

20

中外合作双方互赠的礼品、纪念品

30年

21

国际交往中签鉴定的合同、协议书、聘请书

30年

22

本校举办国际会议的请示、报告、批件、代表人员名单、会议议程、领导讲话稿、总结、会议论文集等材料

30年

23

上级有关留学生工作的重要通知、规定、管理办法等文件

30年

24

本校留学生管理规章制度

30年

25

留学生录取审批材料

永久

26

留学生学籍登记表、学籍卡片

永久

27

教学计划、大纲、安排

30年

28

学习情况、成绩及评语

永久

29

学位论文及学位证书复印件

30年

30

留学生名册(录取名册、在校学生名册、毕业名册、结业名册等)

永久

31

留学生去向及有关材料

30年

32

留学生奖惩材料

30年

33

留学生学位评定、授予工作的有关材料

永久

声像类(SX)

34

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

35

校领导出访、考察过程中产生的声像档案

永久

电子文件类

36

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

37

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

38

交流、来访等过程中单位或校领导收到的纪念品(礼品、产品)等实物档案

永久

(十一)财务处

序号

文件材料归档范围

保管期限

行政类(XZ)

1

本单位机构设置、科室负责人名录、岗位责任制、机构沿革材料

30年

2

本单位工作计划、报告、总结、大事记、会议记录

30年

财会类(CK)

3

上级有关财务工作的指示、规定、条例、通知等文件材料

针对学校的、重要的

永久

学校需30年贯彻执行的

30年

4

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

30年

5

本校上报上级部门(自治区教育厅、财政厅等主管部门)审批的年度预、决算报表及批复(编有学校文号的学校文件从党委办公室秘书科归档)

永久

6

学校基金管理工作文件

10年

7

有关财务管理方面的其他文件材料

10年

8

会计移交清册

30年

9

财会档案移交保管清册

永久

10

财会档案销毁清册

30年

11

校办企业、经营单位上交利润及费用情况统计材料  

30年

12

银行贷款合同、协议等

永久

13

财务报告

永久

14

决算报表(含基本建设综合决算)

永久

15

预算会计报表

10年

16

年度以上规划表、分配计划、测算表

30年

17

年度以上各种统计报表(含工资报表)

30年

18

季度以下各种计划、统计报表

10年

19

涉及外事会计账簿

永久

20

总帐

30年

21

预算内、外帐簿(含明细帐、分户或登记账)

10年

22

学校专项基金帐簿

10年

23

日记账(其中现金、银行存款日记帐)

30年

24

固定资产明细帐卡片(固定资产报废清理后保管五年)

10年

25

涉及外事的会计凭证

永久

26

预算内各种原始凭证、记帐凭证

10年

27

预算外各种原始凭证、记帐帐单

10年

28

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

10年

29

银行存款余额调节表

10年

30

会计拨款凭证及其他会计凭证

10年

31

银行存款余额调节表,会计拨款凭证及其他会计凭证,银行对外帐单

10年

32

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

30年

33

工资发放名册、卡片

永久

34

工资转移、证明、通知存根

30年

35

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

10年

36

其他重要的文件材料

30年

声像类(SX)

37

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

38

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

39

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(十二)审计处

序号

文件材料归档范围

保管期限

1

上级机关下发有关审计工作的指示、规定、办法、通知等

针对学校的、重要的

永久

对学校有指导与参照性的

30年

2

本校审计工作方面的规章制度

30年

3

本单位机构设置、科室负责人名录、岗位责任制、机构沿革材料

30年

4

本单位工作计划、报告、批复、总结、调查报告、大事记、会议记录

30年

5

审计工作统计年报及重要报表

30年

6

审计项目形成的文件材料(包括立项性文件材料、证明性文件材料、结论性文件材料和其他备查文件材料)

(1)审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见,以及审计建议书和移送处理书等审计公文

30年

(2)审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿

(3)审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录

(4)有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录

(5)与审计项目有关的群众来信和来访记录

(6)其它应归入审计档案有关的重要材料

7

关于审计工作中党风廉政建设方面的材料

30年

8

接受上级或外单位委托审计形成的报告及相关材料

30年

9

委托上级或外单位审计形成的报告及相关材料

30年

10

对领导干部任职期间经济责任审计所形成的材料

30年

11

对校属各单位的审计报告、批复及附件

30年

声像类(SX)

12

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

13

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

14

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(十三)国有资产管理处

序号

文件材料归档范围

保管期限

行政类(XZ)

1

本单位机构设置、科室负责人名录、岗位责任制、机构沿革材料

30年

2

本单位工作计划、报告、批复、总结、调查报告、大事记、会议记录

30年

财会类(CK)

3

上级有关国有资产管理规定、管理办法、重要通知等及本校需要贯彻执行的文件

30年

4

上级有关招投标的规定、通知及本校需要贯彻执行的文件

30年

5

上级有关仪器、设备管理的规定、通知及本校需要贯彻执行的文件

30年

6

本校有关国有资产管理的规定、管理办法、重要通知、计划、总结、会议纪要等

30年

7

本校采购管理工作的各类统计报表

永久

8

本校贵重仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

30年

9

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复

30年

10

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

30年

11

全校固定资产年度统计表

永久

12

申购报告、计划、论证报告(论证文件,记录),上级或主管领导批复和准购批示

30年

13

本校委托政府集中采购代理机构采购过程形成的审批材料、采购文件材料、合同等

30年

14

本校委托社会代理机构采购过程形成的审批材料、采购文件材料、合同等

10年

15

本校自行采购过程形成的审批材料、采购文件材料、合同等文件材料

10年

16

零星采购合同及授权委托材料等

10年

17

其他重要的文件材料

30年

设备类(SB)*10万元以上

(综合档案室对设备仪器档案实行目录管理,仅对设备招标文件归档)

18

开箱记录及装箱单

30

19

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

30

20

验收报告及文件材料

30

21

索赔来往函件及结果文件

30

22

设备说明书及全套随机文件材料(与设备共存)

30

23

使用、检修、故障事故记录(与设备共存)

30

24

重大事故的调查分析及处理意见(与设备共存)

30

25

技术改造和开发过程中形成的技术文件(与设备共存)

30

声像类(SX)

26

反映本单位职能活动过程中所拍摄的对学校和社会日后具有保存价值的照片、录音、录像等材料

30年

电子文件类

27

反映本单位职能活动中形成的对学校和社会具有保存价值的电子文件材料

30年

实物类(SW)

28

集体和个人获自治区级以上奖励的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,重要活动中有纪念意义的物品均应归档

30年

(十四)后勤基建处

序号

文件材料归档范围

保管期限

行政类(XZ)

1

上级、本校有关后勤工作的文件材料

30年

2

本单位及各科规章制度、管理办法、岗位职责等文件材料

30年

3

本单位年度工作计划、总结、报告、请示、批复、调查等材料

30年

4

本单位重要工作统计报表、大事记、重要的会议记录、纪要、汇报材料

30年

5

后勤处全体人员花名册

30年

6

各部门、各科室给后勤处的请示、报告

30年

7

后勤处年度经费预算、合同、协议

30年

9

办公家具采购、易耗品采购清册

30年

(二)房产管理类

10

学校楼宇使用情况年度统计表

30年

11

教职工、学生宿舍使用、调配花名册

30年

12

公有房屋年度维修计划

30年

13

出租铺面花名册、合同、安全检查记录

30年

14

仓库出入库管理台账

30年

15

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

30年

(三)膳食工作类

16

学校食堂管理、考核评比办法、材料

30年

17

食堂安全检查记录

30年

18

食堂固定资产台账

30年

19

食堂维修项目材料及各种统计表

10年

(四)校园管理类

20

上级、本校爱国卫生、校园绿化的工作计划、总结

10年

21

灭四害及环境卫生整治材料

10年

22

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

30年

(五)宿舍管理类

23

学生宿舍床位统计表、住宿安排表

30年

24

学生宿舍家具添置及维修记录

30年

25

学生宿舍日常检查评比记录及“文明平安宿舍”创建、评比奖惩材料

30年

26

学生宿舍安全检查记录、来访登记薄

30年

(六)维修工作类

27

学校年度各种维修计划

30年

28

水电维修材料出入库登记

30年

29

维修工程项目材料、审批件预算及验收记录

30年

30

电梯维保工作记录

30年

(七)医疗卫生类

31

上级、本校有关公共卫生工作的文件材料

30年

32

学校医疗卫生保健等方面的工作计划、总结、、规定、通知等文件

30年

33

本校师生员工健康状况调查材料及统计表

30年

34

卫生所业务范围内的统计表、调查表。

30年

基建类(JJ)综合

35

上级有关基建工作的文件

30年

36

基建工作规章制度

30年

37

基建工作年度计划、总结、简报

30年

38

基建工作总体规划

永久

39

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

40

基建工作财务预、决算

30年

41

全校总体规划、计划总平面图

永久

42

水、电、气管道分布图

永久

43

地质勘察、地形测量材料

永久

基建类(JJ)可行性研究

44

可行性研究方面的项目建议书及上级批复

永久

45

可行性研究报告

永久

46

项目评估

永久

47

环境预测、调查报告

永久

48

设计任务及计划任务书

永久

基建类(JJ)设计基础

49

设计基础方面的工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、勘察记录、地质图、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

50

地形、地貌、控制点建筑物、构筑物的重要设备及安装测量定位观测记录

永久

51

水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

基建类(JJ)设计基础

52

设计文件(初步设计、技术设计)

永久

53

施工图设计

30年

54

技术秘密材料、专利文件

永久

55

设计计算书

30年

56

关键技术实验

永久

57

总体规划设计

永久

58

设计评价、鉴定、审批

30年

基建类(JJ)工程管理文件

59

工程管理方面关于征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿的协议书

永久

60

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

61

施工执照

永久

62

环保三同时、消防、卫生等条件、水、电、气、暖、供应协议书

永久

63

产权证书

永久

基建类(JJ)施工

64

1土地施工文件        

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要      

10年

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺  

30年

(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定          

30年

(4)建筑材料实验报告              

30年

(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批        

永久

(6)土建施工定位测量地质勘察          

永久

(7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图      

永久

(8)隐蔽工程验收记录          

永久

(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定

30年

(11)交工验收记录证明

30年

(12)竣工报告、竣工验收报告

永久

65

2 设备及管线安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

10年

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30年

(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

30年

(4)隐蔽工程检查验收记录

30年

(5)强度、密闭性试验报告

30年